Impactos da transformação digital no Direito Notarial e Registral

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Essa não é a primeira e, muito provavelmente, não será a última vez que o tópico “transformação digital” será abordado no blog do escritório Tostes & De Paula. O motivo para isso é muito simples: trata-se de um dos assuntos mais relevantes para organizações de todos os portes e segmentos de atuação no contexto atual. O impacto das inovações tecnológicas e processuais no meio jurídico não se restringe apenas a startups ou companhias multinacionais de tecnologia, mas também a diferentes realidades.

Um exemplo é o contexto notarial e registral. Popularmente visto como um setor extremamente tradicional, burocrático e rígido no que diz respeito a processos e serviços, o segmento vem passando por profundas mudanças. A adoção de novas ferramentas digitais, técnicas e métodos de trabalho, entre outros tipos de inovação, acelerada pela pandemia de Covid-19, traz consigo novas oportunidades e desafios, e exige que profissionais do direito sejam capazes de acompanhar essa rápida e crescente evolução.

Por que a transformação digital é uma pauta tão importante nas empresas?

O conceito de transformação digital vai muito além de utilizar tecnologia de ponta em todos os setores de uma empresa. Na verdade, trata-se de uma mudança significativa de mentalidade e de cultura organizacional, na qual a tecnologia é parte fundamental, mas não a única. Promover a transformação digital é entender, de acordo com as características do mercado e as peculiaridades de cada negócio, como a tecnologia pode ser usada a favor da inovação, da automação de tarefas operacionais, da melhoria nas ações de gerenciamento e monitoramento, entre outras iniciativas.

Simplesmente adquirir determinados softwares ou garantir que a organização possua uma presença ativa e coerente nas mídias sociais, por exemplo, não é sinônimo de transformação digital. Para isso,as empresas devem trabalhar o ambiente de modo a capacitar equipes, incentivar a criatividade e usar a tecnologia a favor da melhoria contínua como uma aliada e facilitadora, não como uma ferramenta que causa problemas ou que, a longo prazo, exige que as pessoas trabalhem em prol dela e não o contrário.

É fundamental que as empresas e os profissionais em qualquer nível de experiência ou área de formação estejam cientes da importância de acompanhar este processo. Atualmente, promover a manter de maneira sustentável um processo de transformação digital não é uma questão de escolha, mas um requisito para os negócios que desejam manter sua relevância no futuro, e para profissionais que planejam se adaptar. No meio notarial e registral, as mudanças implicam menor burocracia, maior agilidade e maior capacidade de organização e gestão de informações.

A evolução dos serviços e da legislação notarial e registral no Brasil

O fenômeno da transformação digital no segmento notarial e registral não é recente. Na verdade, é um processo que teve início há mais de uma década, com a promulgação de leis como a Lei nº 11.419, de 2006, que institui “os livros cartorários e demais repositórios dos órgãos do Poder Judiciário poderão ser gerados e armazenados em meio totalmente eletrônico“; e a Lei nº 12.965, de 2014, que estabelece princípios, garantias, direitos e deveres para o uso da Internet no Brasil.

Dentre as publicações mais recentes, é possível destacar o Decreto nº 10.278, de 2020, que “regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.” Tudo isso contribuiu para evolução de serviços notariais e registrais, como os exemplos a seguir:

Digitalização de documentos: a cada dia, blocos de papel dão lugar a versões digitalizadas de documentos. Além da sustentabilidade proporcionada pela digitalização, há ainda a facilidade de gestão da informação, a possibilidade de compartilhamento sem limitações geográficas e a redução de custos operacionais. Não é por acaso que existem diversas empresas investindo neste segmento, útil não somente para cartórios e escritórios de advocacia, mas para diversos tipos de organização.

Utilização de certificado digital e assinatura eletrônica: alinhada ao aspecto da digitalização, o uso de certificados digitais e assinaturas eletrônicas são evoluções que garantem maior confiabilidade a processos remotos, sem a necessidade de assinar documentos de modo tradicional.

Agendamento on-line e protocolos digitais de atendimento: especialmente no período de isolamento social e restrições mesmo a serviços essenciais, como os cartórios, por exemplo, a adoção de sistemas de agendamento on-line para atendimento e geração de protocolos e comprovantes digitais são processos que certamente devem permanecer no cenário pós-pandemia.

Como profissionais do direito podem se preparar para a transformação digital

Não existe uma única maneira de garantir o preparo necessário para lidar com a transformação digital em ambientes corporativos. Especialmente no ambiente notarial e registral, a tendência é que o ritmo das mudanças seja cada vez mais acelerado, pois este é um setor onde ainda há muitas possibilidades de inovação em aberto.

É fundamental investir em cursos e conteúdos complementares de formação, conhecer e compreender o funcionamento das principais ferramentas e tecnologias em voga, tais como blockchain, IoT ou Internet das Coisas, Inteligência Artificial, sistemas de automação de tarefas, digitalização de documentos, arquivo e gestão de documentos digitais etc.

Também é imprescindível que as empresas parceiras e fornecedores do seu negócio estejam alinhados no que tange à transformação digital. Uma equipe altamente qualificada e alinhada às premissas digitais provavelmente terá dificuldades em trabalhar com um time que ainda se atém apenas aos modelos tradicionais de trabalho. É preciso equilíbrio e, acima de tudo, alinhamento de valores e de visão.

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